Информационная служба поддержки предпринимательства города Москвы
+7 (495) 225-14-14

Кадровый учет »

Одна из основных социальных функций предпринимателя – обязанности работодателя. На практике это означает, что предприниматель принимает на себя ответственность за кадровый учет в организации или же возлагает эту функцию на конкретного работника. В небольших коллективах это, как правило, главный бухгалтер, если он работает в штатном режиме. В средних компаниях приходится выделять специальную штатную единицу, в микрокомпаниях – заниматься этим самому.

К обязательным документам для всех юридических лиц, независимо от их организационно-правовой формы, а также для индивидуальных предпринимателей, нанявшим на работу хотя бы одного сотрудника, относятся:

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Обязательность заключения письменного трудового договора предусмотрена ст. 16 ТК РФ. Изменение условий трудового договора происходит cогласно ст. 72 ТК РФ только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме. Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма трудового договора, приложения к нему или дополнительного соглашения, поэтому каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно, включая условия, отвечающие фактическим отношениям сторон.

2. График отпусков

Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность составления и ведения графика отпусков работников. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждена унифицированная форма N Т-7.

3. Трудовые книжки и книги по их учету

Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

Ведутся трудовые книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора и выдается в день увольнения.

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Табель учета рабочего времени

Обязанность работодателя по ведению учета фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации рабочего времени закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Для такого учета утверждены типовые формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

5. Личная карточка работника

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника". Такая карточка при приеме на работу может быть оформлена в электронном виде, но сразу после внесения в нее сведений о работнике ее необходимо распечатать и ознакомить с ней работника под роспись.

Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Унифицированные формы карточек утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Штатное расписание

Работник принимается на должность в соответствии со штатным расписанием. Штатное расписание содержит наименование, размер оклада и другие условия труда. Наименование должности сотрудника в штатном расписании, приказе о приеме на работу и трудовой книжке должны быть идентичны.

Штатное расписание утверждается приказом по предприятию ежегодно. При изменении структуры компании вносятся изменения и в штатное расписание, которое, соответственно переутвержается приказом.

7. Локальные нормативные акты работодателя

К обязательным актам относятся:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение о персональных данных работников. Это документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о командировках;
  • Положение об охране труда.

Чтобы избежать такого количества положений, их можно включить в соответствующие разделы Правил внутреннего распорядка. Со всеми положениями и изменениями к ним работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Все локальные акты утверждаются приказом руководителя.

8. Приказ об утверждении расчетного листка

Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то при приеме на работу работник пишет заявление о зачислении заработной платы на такую карту (с указанием реквизитов), а работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка. Форма расчетного листка утверждается самим работодателем. Как раз при таком утверждении и рекомендуется издать приказ.

9. Приказы (распоряжения)

Приказы (распоряжения) издаются руководителем организации. Их целью является надлежащее оформление управленческих решений. Большинство приказов издаются по унифицированной форме (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Обязательного списка распорядительных документов, которые должны быть в каждой организации, нет.

Наиболее используемые:

  • приказ о приеме работника на работу (форма N Т-1),
  • приказ о переводе работника на другую работу (форма N Т-5),
  • приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6),
  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8),
  • приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
  • приказ о поощрении работника (форма N Т-11).

Приказы, по которым форма не утверждена и которые работодатель разрабатывает самостоятельно:

  • приказ о применении дисциплинарного взыскания,
  • приказ о снятии дисциплинарного взыскания,
  • приказ об изменении штатного расписания,
  • приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
  • приказ о назначении лица, ответственного за охрану труда,
  • приказ об ответственном за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших в организацию, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях, и иные.

Работодатель обязан ознакомить под роспись работника с каждым приказом, интересы которого он затрагивает.

Также важно помнить, что:

Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например, для государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Для юридических лиц (ООО, ОАО, ЗАО) и ИП ведение личных дел не обязательно и носит лишь вспомогательный характер, позволяя работодателю получить максимально большой объем информации о каждом работнике.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. То есть при оформлении трудовой книжки принятого на работу впервые в указанную книгу вносится соответствующая запись об оформлении.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 

Задать вопрос:

Новости

 18 июля текущего года в Российской Федерации празднуется 90-летие со дня официального образования Государственного пожарного надзора. Именно в 1927 году впервые законодательно утверждены функции пожарного надзора, ставшие фундаментальными и основополагающими, что в свою очередь прочертило линию развития на долгие годы.
 21 июня 2017 года ГБУ «Малый бизнес Москвы» совместно с газетой «Малый бизнес» провело круглый стол для предпринимателей на тему «Стритфуд за 3-м транспортным.
Кредит от 10 до 50 млн рублей под 5% годовых – это реальность! Инновационные компании и высокотехнологичные промышленные предприятия столицы могут получить такие займы от Московского Фонда поддержки промышленности и предпринимательства (МФППиП).
16 июня 2017 года в «Экспоцентре» завершила работу VIII ежегодная выставка «Охрана труда в Москве – 2017». Информационным партнером мероприятия выступило ГБУ «Малый бизнес Москвы».